A mudança de contador deve ser feita de acordo com a necessidade da empresa. Se o atual serviço de contabilidade não estiver cumprindo as obrigações, é possível que o problema cresça com o passar do tempo.

Mas qual é o momento certo e como fazer a troca? Continue a leitura e saiba tudo o que precisa para trocar os serviços contábeis com segurança.

Quais pontos devem ser avaliados na hora de trocar de contador?

Se você está com dúvidas quanto à qualidade do serviço que vem sendo prestado à sua empresa, não se preocupe. Listamos aqui alguns sinais que indicam que chegou a hora de procurar uma nova parceria contábil. Confira!

Mal atendimento

A boa relação entre ambas as partes é imprescindível para a boa prestação do serviço. O contador precisa atender as ligações, responder os e-mails com clareza e agilidade, ser cordial durante o atendimento e, claro, estar disposto a solucionar seus problemas com urgência e boa vontade.

Documentos extraviados ou com dados errados

Entre os erros mais graves que podem ser cometidos pelos profissionais contábeis estão:

• cálculo errôneo dos tributos;
• envio atrasado das declarações;
• preenchimento e envio errado das obrigações acessórias;
• elaboração equivocada de relatórios e demonstrativos contábeis ou financeiros;

Dependendo da falha, o Fisco poderá considerar a atividade como crime. Além disso, também há informações que não devem cair na mão de terceiros.

Descumprimento de prazos

Sabemos que atrasos em certas atividades podem atrasar todo o fluxo de trabalho da empresa e pior: gerar imposição de multas pelo Fisco. Por isso, é essencial que o contador seja capaz de gerenciar suas tarefas e evitar pagamentos em cima da hora ou depois do vencimento.

Como mudar de contador?

Trocar de serviço de contabilidade é um processo simples, mas delicado, uma vez que o antigo contador que estava realizando as obrigações legais e tem grande conhecimento sobre o seu negócio.

Listamos aqui o passo a passo para cuidar disso com profissionalismo:

Consulte o contrato atual

A primeira coisa a se fazer é conferir o atual contrato de serviço. Alguns contratos possuem cláusulas que preveem multa no caso de rescisão ou a obrigação de um aviso prévio.

Para evitar problemas legais por descumprimento do acordo, é preciso ficar atento a estes pontos.

Verificar pendências

Verifique se há alguma pendência que o atual contador deixou passar ou situações em processo de serem resolvidas, como parcelamento de débitos.

Comunicar a decisão

A decisão deve ser oficializada ao seu atual serviço de contabilidade, por e-mail ou carta registrada em correio, que você está dispensando o trabalho.

Este contato deve deixar claro o pedido de encerramento do contrato, comunicar as datas e ainda solicitar todos os relatórios ou documentações.

Chega de dor de cabeça. Não perca mais tempo conferindo irregularidades e resolva sua contabilidade com a Tecplan.

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Está na hora do empresário se valer dos balancetes contábeis e de controles financeiros objetivando minimizar o impacto das perdas, ou de outra forma, otimizar o fluxo financeiro organizacional prevendo o capital de giro necessário para custear sua produção num determinado tempo. 

Mas afinal, o que é o Capital de Giro?

Capital de giro é o recurso necessário para a organização “financiar” sua operação por um tempo ou por um ciclo financeiro. Um bom planejamento de Capital de Giro evita a falta de caixa para manutenção e reposição dos estoques, pagamento de custos operacionais e de despesas como salários, utilidades, impostos e outras.

A sazonalidade que se vê em Santa Catarina, por exemplo, impõe a necessidade de caixa. Na temporada de verão, as cidades balneárias recebem duas ou três vezes mais pessoas em relação ao número de habitantes, principalmente hotéis, restaurantes, parques aquáticos entre outros. Em compensação algumas cidades ficam vazias.

Como calcular a necessidade de Capital de Giro?

Obter a Necessidade de Capital de Giro (NCG) é muito simples. Tenha sempre em mente um lapso de tempo. Basta subtrairo Passivo Circulante, que é a soma dos compromissos financeiros em curto prazo (contas a pagar) dentro do atual exercício contábil (PC) do Ativo Circulante (AC), que são os recursos disponíveis em caixa, em aplicações financeiras e bancos e contas a receber dos clientes no mesmo prazo, ou seja, também dentro do exercício, conforme a fórmula abaixo:

NCG = AC – PC

Dependendo do ciclo financeiro, é necessário uma forte gestão. Quanto mais negativo melhor e, quanto mais positivo, pior. Uma empresa só tem ciclo financeiro negativo quando recebe do cliente antes de entregar o produto (vender). 

Quando se trata de uma indústria, normalmente o ciclo é positivo, e portanto, a empresa precisa de capital de giro para financiar a sua operação. No ciclo financeiro negativo o próprio cliente financia a operação da empresa antecipando seu pagamento em relação a venda.

No mercado há inúmeras linhas de crédito específicas para captar recursos para capital de giro e pode ser atingido de outras formas, como descontos de duplicatas ou liquidação de estoques. Caso o seu negócio não tenha um relacionamento com alguma instituição financeira,  recorra, por exemplo, ao Núcleo de Acesso ao Crédito (NAC) junto à Federação da Indústria ou BNDES.

Conte com a consultoria da TECPLAN para calcular seu capital de giro e seu ciclo financeiro e melhore seu negócio!

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